Privacy statement
1. Inleiding
Waarom dit beleid?
Met ingang van 25 mei 2018 is algemene verordening persoonsgegevens (AVG) van kracht. Ook een kleine stichting als de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse verwerkt persoonsgegevens en krijgt vanuit dat kader te maken met deze wetgeving. In dit beleid beschrijft de stichting welke persoonsgegevens er worden gevraagd, welk doel deze gegevens hebben en waar deze worden opgeslagen. Na het lezen van dit statement is de lezer volledig op de hoogte van het hoe en wat rondom de wetgeving en hoe de Klimroos en Ridderclub hier mee om gaat.
2. Verantwoordelijkheid
De verantwoording voor de juiste naleving van de wet AVG binnen de Klimroos en Ridderclub ligt bij het bestuur van de stichting.
3. Persoonsgegevens van deelnemers en hun ouders/verzorgers
De Klimroos en Ridderclub kent drie verschillende activiteiten waarbij deelnemers (en hun ouders) om persoonsgegevens wordt gevraagd. De hoofdactiviteit, namelijk de clubavonden, de centrale activiteiten, toegankelijk voor iedereen, zowel binnen als buiten de club en het zomerkamp. Per activiteit wordt beschreven welke persoonsgegevens wij vragen, waar wij deze opslaan en hoe deze na afloop van de activiteit worden vernietigd.
3.1 De hoofdactiviteit
De hoofdactiviteit van onze stichting is onze wekelijkse clubavond. Hoewel deelnemers geen lid worden van onze club, spreken we toch van een aanmelding op de eerste avond dat de deelnemer mee komt doen.
Bij aanmelding vragen wij om de naam van de deelnemer en het telefoonnummer van de ouder/verzorger. De naam gebruiken wij om de deelnemer persoonlijk aan te kunnen spreken. Daarnaast stelt de teamleider van de clublocatie een lijst op van deelnemers, waarop wordt bijgehouden of de maandelijkse contributie wordt voldaan. Op deze lijst staat tevens het telefoonnummer van de ouder/verzorger vermeld. Dit nummer bewaren wij bij de naam van de deelnemer om de ouder/verzorger te kunnen bereiken in geval van een calamiteit. De teamleider heeft deze lijst in beheer. Bij afwezigheid van de teamleider wordt deze lijst tijdelijk overgegeven aan een andere begeleider van de clublocatie. Dit wordt gedaan omdat op elke clubavond de telefoonlijst aanwezig moet zijn voor het geval zich een calamiteit voordoet.
Op de avond van aanmelding wordt de ouder/verzorger gevraagd een formulier in te vullen waarop wordt aangegeven of er al dan niet toestemming wordt gegeven voor het plaatsten van foto’s van de deelnemer in de media. Tevens hebben ouders/verzorgers de mogelijkheid hier hun emailadres op te geven voor het ontvangen van informatie over onze club. Dit emailadres wordt opgeslagen binnen onze domeinnaam @klimroosenridderclub.nl. Enkel de teamleider van de clublocatie en de webbeheerder hebben toegang tot dit account.
De persoonsgegevens worden bewaard zolang het clubseizoen duurt. De gehele lijst met namen en telefoonnummers wordt voor de start van het nieuwe clubjaar vernietigd. Indien de ouder wenst dat de gegevens eerder worden verwijderd, dan kan deze zich wenden tot de teamleider van de clublocatie.
3.2 De centrale activiteiten
Een aantal keer per jaar vindt er een centrale activiteit plaats. Bij deze activiteiten zijn alle kinderen die hier zin in hebben welkom, ongeacht of ze op onze clubavonden komen of niet.
Bij aanmelding bij een centrale activiteit wordt de naam van de deelnemer gevraagd en het telefoonnummer van de ouder/verzorger. De naam vragen wij om de deelnemer persoonlijk te kunnen aanspreken. Het telefoonnummer van de ouder/verzorger bewaren wij bij de naam van de deelnemer, zodat wij de ouder/verzorger kunnen bereiken in het geval van een calamiteit. De lijst met telefoonnummers wordt tijdens de activiteit op een centrale plek bewaard, waar enkel de begeleiding erbij kan. Uit veiligheidsoverweging is deze lijst beschikbaar voor alle aanwezige begeleiding.
Bij aanmelding wordt de ouder/verzorger tevens gevraagd of het al dan geen toestemming geeft voor het plaatsen van foto’s in de media.
Na afloop van de centrale activiteit wordt de lijst met deelnemers en de telefoonnummers van de ouders/verzorgers direct vernietigd.
3.3 Het zomerkamp
Het zomerkamp is qua persoonsgegevens een iets andere activiteit dan de voorgaande twee activiteiten. Daar we hier een hele week op stap gaan met een groep deelnemers, zijn meer gegevens noodzakelijk.
Bij aanmelding voor het zomerkamp wordt om de volgende gegevens gevraagd:
· De volledige voornaam van de deelnemers
· De achternaam van de deelnemer
· De geboortedatum van de deelnemer
· Het geslacht van de deelnemer
· Het woonadres van de deelnemer
· Het telefoonnummer van ouder/verzorger
Bovenstaande gegevens zijn noodzakelijk in de voorbereiding van het kamp. De deelnemers worden tijdens het kamp ingedeeld in jongens- en meidengroepen en ook op leeftijd. Daarnaast worden alle ouders/verzorgers voor het kamp bezocht ter kennismaking en overdracht van informatie. De adresgegevens worden gedeeld met de groepsleiders, omdat zij de ouderbezoeken afleggen bij de kinderen van hun groep. Ook krijgen alle deelnemers een korte periode na het kamp een uitnodiging thuisgestuurd voor een reünie.
Tijdens het ouderbezoek worden de volgende gegevens van de deelnemers gevraagd:
· Burgerservicenummer deelnemer
· Polisnummer ziektekostenverzekering
· Gegevens omtrent gezondheid en gedrag
· Of de ouder/verzorger al dan niet toestemming geeft voor gebruik van foto’s van de deelnemer in de media.
Bovenstaande gegevens zijn noodzakelijk in geval van een calamiteit. Wij willen direct kunnen handelen en, indien noodzakelijk, zorgverleners direct van informatie kunnen voorzien. Daarnaast wil de kampleiding zo goed mogelijk zorg kunnen bieden aan de deelnemers, waardoor gegevens omtrent gezondheid en gedrag noodzakelijk zijn.
De persoonsgegevens zijn in het beheer van de hoofdleider van het kamp. Deze gegevens worden opgeslagen op een externe harde schijf, die enkel beschikbaar is voor de hoofdleider van het kamp. De formulieren worden bewaard in een map. Uit veiligheidsoverweging is de map met alle ingevulde formulieren tijdens het kamp beschikbaar voor alle begeleiding.
De formulieren worden direct na het kamp vernietigd. De gegevens zoals opgeslagen op de externe harde schijf worden na het verzenden van de uitnodiging voor de reünie verwijderd.
4. Persoonsgegevens van vrijwilligers
De Klimroos en Ridderclub werkt enkel met vrijwilligers. Alle vrijwilligers ondertekenen een vrijwilligersovereenkomst.
Bij het ondertekenen van de overeenkomst treedt de vrijwilliger toe tot het team van de Klimroos en Ridderclub. Ten behoeve van persoonlijk contact, informatievoorziening en uitvoer van het vrijwilligersbeleid wordt van de vrijwilligers de volgende persoonsgegevens gevraagd:
· voornaam
· achternaam
· geboortedatum
· (mobiel) telefoonnummer
· adres
· emailadres
De voornaam, achternaam en emailadres zijn van belang bij de aanvraag van de verklaring omtrent gedrag. Daarnaast willen wij vrijwilligers graag persoonlijk aan kunnen spreken. Het emailadres wordt tevens gebruikt voor informatievoorziening omtrent de Klimroos en Ridderclub.
De geboortedatum en het adres vragen wij ten behoeve van de uitvoer van het vrijwilligersbeleid, waarin staat vermeld dat vrijwilligers om diverse redenen een wenskaart of presentje ontvangen.
De persoonsgegevens van de vrijwilliger worden verwijderd indien de overeenkomst door een van de ondertekenaars wordt opgezegd.
De gegevens van de vrijwilligers worden bewaard in een algemene adressenlijst. Deze adressenlijst staat opgeslagen op een externe harde schijf. Deze harde schijf is in bewaring bij de voorzitter van de Klimroos en Ridderclub. Het up to date houden van de adressenlijst kan door de voorzitter worden uitbesteedt aan een van de teamleiders clublocatie. Deze teamleider heeft niet het recht om de adressenlijst privé op te slaan. Daarnaast zijn de geboortedata en woonadresgegevens van de vrijwilligers bekend bij degene die hier belang bij heeft met betrekking tot de uitvoer van het vrijwilligersbeleid.
5. Recht om vergeten te worden
De wet AVG schrijft voor dat alle personen het recht hebben om vergeten te worden. Dit wil zeggen dat personen kunnen aangeven de organisatie opdracht te geven om alle persoonsgegevens die binnen de organisatie bekend zijn te wissen.
Wanneer een ouder/verzorger dan wel een vrijwilliger gebruik wil maken van zijn recht om in zijn volledigheid vergeten te worden door de organisatie, dan volstaat een email met de vraag hierom aan het algemene emailadres, info@klimroosenridderclub.nl, hiertoe. Een verzoek kan desgewenst ook per post worden verstuurd, gericht aan de secretaris van de organisatie, geadresseerd aan het postadres van de organisatie: Copernicuslaan 7, 3204 CH Spijkenisse.
5.1 Herroepen van eerder genomen besluit
Wanneer een ouder/verzorger zijn/haar emailadres heeft opgegeven ten behoeve van informatievoorziening van de club(locatie) en geen gebruik meer wil maken van deze mogelijkheid, volstaat een reactie op een van de mailings van dit adres, met de vraag om hier uitgeschreven te worden.
Een ouder/verzorger die toestemming heeft gegeven om foto’s van de betreffende deelnemer te mogen gebruiken in de media, kan te allen tijde terugkomen op dit besluit en de toestemming intrekken. Deze herroeping dient schriftelijk te worden gedaan om onduidelijkheid te voorkomen.
6. Risicoanalyse
In voorgaande hoofdstukken is beschreven welke persoonsgegevens door de organisatie worden gevraagd en bewaard en met welk doel deze gegevens worden bewaard.
Zoals eerder beschreven valt de uitvoer van de wet AVG onder verantwoording van het bestuur. Echter worden diverse gegevens buiten de personen van het bestuur bewaard. Hoewel hier eerder niet zulke doeltreffende wetgeving over bestond, was de Klimroos en Ridderclub al veel langer bewust van het omgaan met persoonsgegevens. Hoewel een menselijke fout nooit is uit te sluiten, wordt binnen het bestuur en de verantwoordelijken daarbuiten duidelijk besproken wat wel en wat niet kan met betrekking tot de persoonsgegevens. Binnen het vrijwilligersbeleid is tevens ook al aandacht besteed aan het omgaan met persoonlijke gegevens/informatie van deelnemers door de begeleiding. Daarnaast worden alle vrijwilligers bij de aanvraag van de verklaring omtrent gedrag gescreend op het omgaan met (privacy)gevoelige informatie. Wij achten hierdoor de kans tot een lek van persoonsgegevens nihil.
De Klimroos en Ridderclub deelt nooit gegevens van deelnemers, hun ouders/verzorgers en vrijwilligers met externe instanties. Ook hierin zit dus geen risico van een lek. Indien, in een uiterst geval, het delen van gegevens noodzakelijk mocht zijn, zal dit nooit gebeuren zonder hier vooraf uitdrukkelijk toestemming voor te vragen.
Binnen het bestuur is de taak van privacyfunctionaris toebedeeld aan de secretaris. Bij vragen, opmerkingen of klachten met betrekking tot de privacywetgeving in relatie tot de Klimroos en Ridderclub, kunt u zich wenden tot deze privacyfunctionaris.