Vrijwilligersbeleid

1. Inleiding

Waarom vrijwilligersbeleid?

Definitie vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk is het werk dat onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving in enig georganiseerd verband en met enige regelmaat.  

Vrijwilligersbeleid is in feite niets anders dan het personeelsbeleid voor vrijwilligers. Het regelt allerlei zaken, stelt voorwaarden, legt afspraken vast en benoemt de middelen die worden ingezet. Hierdoor kunnen de vrijwilligers binnen de organisatie tot hun recht komen en kunnen zij hun eigen doelen nastreven terwijl ook de doelstellingen van de organisatie worden gerealiseerd.

Dit vrijwilligersbeleid heeft als doel duidelijkheid te geven hoe er met vrijwilligers wordt gewerkt binnen de Stichting Klimroos & Ridderclub Spijkenisse aan de vrijwilligers die binnen de club werkzaam zijn of werkzaam willen worden.                                                                      

2. Doelstelling en visie

Doelstelling Stichting Klimroos & Ridderclub Spijkenisse

De stichting Klimroos & Ridderclub Spijkenisse (vanaf nu te noemen Klimroos en Ridderclub) zorgt, vanuit haar Christelijke identiteit, voor een gezellige en veilige plek voor kinderen in de leeftijd van 4 t/m 12 jaar. Hiertoe organiseert de club op verschillende locaties clubavonden, waar kinderen met behulp van diverse activiteiten om leren gaan met elkaar, respect leren hebben voor elkaar, ondanks verschillen tussen normen en waarden.

Daarnaast wil de Klimroos & Ridderclub een zinvolle tijdsbesteding voor vrijwilligers bieden, die op deze manier actief betrokken kunnen zijn bij een maatschappelijk doel.

Visie van de organisatie over vrijwilligers

Onze organisatie is ooit begonnen als een vrijwilligersorganisatie. Professionalisering heeft in de laatste jaren langzamerhand haar intrede gedaan, waarbij nog steeds enkel met vrijwilligers gewerkt wordt.

Onze vrijwilligers zijn stuk voor stuk zeer betrokken mensen, zowel bij de organisatie als bij de leefbaarheid van onze maatschappij. Iedere vrijwilliger neemt bagage mee. Vrijwilligers geven tijd, gebruiken daarvoor persoonlijke vaardigheden, zetten hun kwaliteiten in en doen dat op grond van persoonlijke interesse. Wij zijn ons bewust dat de vrijwilliger gewaardeerd wil worden en niet het gevoel wil krijgen dat alles op zijn schouder terechtkomt en dat er alleen maar gevraagd wordt en niet gegeven.

De Klimroos & Ridderclub Spijkenisse hecht zeer veel waarde aan het vrijwilligerswerk. De belangrijkste redenen om te werken met vrijwilligers zijn:

• vrijwilligers vergroten de bekendheid en het imago van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse in de samenleving; zij hebben contacten op lokaal niveau met de doelgroep, de pers, de politiek en publiek
• vrijwilligers zijn persoonlijk en direct betrokken bij het onderwerp
• vrijwilligers kunnen deskundigheid vanuit andere  sectoren in de samenleving inbrengen

De Klimroos & Ridderclub Spijkenisse wil vrijwilligers de mogelijkheid bieden deel te nemen aan de maatschappij door middel van: 

• Het aanbieden van sociale contacten
• Onderdeel te worden van een groep vrijwilligers
• Vrije tijd zinvol en met plezier door te brengen

3. Positie van vrijwilligers

Plaats van de vrijwilliger in de organisatie

Voor de positie van de vrijwilligers wordt verwezen naar het organogram. Zoals te zien is in het organogram heeft de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse verschillende locaties. Voor alle locaties geldt dat de vrijwilligers werken onder verantwoordelijkheid van de teamleider. De locatie kan haar werk alleen goed uitvoeren dankzij de inzet van vele vrijwilligers. Vrijwilligers werken nauw samen om de doelen te realiseren. Wat vrijwilligers doen, hangt af van hun eigen interesse, beschikbare tijd, deskundigheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. De teamleiders zorgen voor de continuïteit en geven de grote lijnen aan waarbinnen gewerkt kan worden.

Rechten en plichten

Wij streven er naar dat er een duidelijke organisatie van en informatie over het werk bestaat, zodat vrijwilligers weten waar zij aan toe zijn. Hiervoor is een lijst opgesteld met rechten en plichten voor vrijwilligers.

Welke rechten en plichten gelden voor vrijwilligers die zich tijdelijk of voor langere duur inzetten?

Verklaring omtrent gedrag

Met ingang van augustus 2017 zijn alle vrijwilligers van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse die 16 jaar of ouder zijn verplicht in het bezit te zijn van een verklaring omtrent het gedrag. De verklaring wordt door de organisatie aangevraagd en is geheel kosteloos.

Voor vrijwilligers van 16 en 17 jaar wordt er voor de aanvraag eerst toestemming gevraagd aan de ouders/verzorgers.

Voor vrijwilligers jonger dan 16 jaar is er alleen een vrijwilligersovereenkomst. Direct na hun 16 e verjaardag wordt de verklaring aangevraagd.

Vrijwilligers die geen verklaring omtrent gedrag kunnen en/of willen overleggen is er geen plaats binnen onze organisatie.

Doelgroepenbeleid

De Klimroos en Ridderclub stelt een ondergrens, maar geen bovengrens aan de leeftijd van vrijwilligers. Minimale leeftijd voor hulpkrachten is 13 jaar. Minimale leeftijd voor volwaardig vrijwilliger is 16 jaar.

Er is geen voorkeur voor mannen of vrouwen.

Voor het uitvoeren van werkzaamheden voor de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse zijn geen opleidingseisen.

Arbo-wet

Aan het werken voor de Klimroos & Ridderclub Spijkenisse zijn geen wettelijke bepalingen verbonden. Het is aan de vrijwilliger om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Beperkingen die de uitvoering van bepaalde taken lastig dan wel onmogelijk maken dienen te worden besproken met de teamleider.

Vrijwilligersovereenkomsten

Het maken van werkafspraken biedt op de eerste plaats duidelijkheid: wat wordt er van de vrijwilliger verwacht en wat kan de vrijwilliger van de organisatie verwachten; wat zijn de wederzijdse rechten en plichten. Het schriftelijk vastleggen van de afspraken biedt de meeste duidelijk en houvast. Hiertoe werken wij met een vrijwilligersovereenkomst.

Door het ondertekenen van de afspraken, in de zogenaamde vrijwilligersovereenkomst, geven beide partijen aan het met de gemaakte afspraken eens te zijn. De afspraken die schriftelijk worden vastgelegd hebben o.a. betrekking op: visie, werkwijze, gedragscodes, taken, werktijden, verzekeringen en onkostenvergoeding.

Een vrijwilligersovereenkomst is, mits wederzijds ondertekent, een rechtsgeldig document.     

4. Taken en taakafbakening

Soorten vrijwilligerswerk

In dit onderdeel wordt nader ingegaan op wie als vrijwilliger bij de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse werkzaam kan zijn. Vrijwilligers spelen een hoofdrol bij de uitvoering van de volgende vier kernfuncties van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse:

• bestuurslid
• teamleider clublocatie
• begeleider clublocatie
• hulpbegeleider clublocatie

Algemeen profiel vrijwilliger

• Voor het opleidingsniveau van vrijwilligers wordt geen minimumniveau vastgesteld. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij betrokkenheid      tonen, een open houding en affiniteit met de doelgroep hebben.
• Vrijwilligers kennen en onderschrijven de doelstelling van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse
• Het is van belang dat vrijwilligers leiding      accepteren, mits deze leiding op een correcte manier wordt gegeven.
• De bereidheid van vrijwilligers tot samenwerken en      overleg is van belang.
• Vrijwilligers zijn zich bewust van het feit dat zij zich vrijwillig verbinden aan de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse, maar dat deze verbintenis niet vrijblijvend is.
• Vrijwilligers komen afspraken na.

Functieomschrijvingen

• Bestuurslid (voorzitter, secretaris, penningmeester)

      - geeft leiding aan de organisatie

      - zit bestuursvergaderingen voor

      - is intern en extern contactpersoon van de organisatie

      - is verantwoordelijk voor de financiën

      - is verantwoordelijk voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid (vrijwilligerscoördinator)

      - draagt verantwoordelijkheid voor het handelen van de teamleiders

• Teamleider clublocatie

      - geeft leiding aan het team op de clublocatie

      - neemt zitting in het dagelijks bestuur van de organisatie

      - draagt verantwoordelijkheid voor het handelen van leiding op de clublocatie

      - is intern en extern contactpersoon van de clublocatie

      - is verantwoordelijk voor de financiën van de clublocatie

      - voert taken voortvloeiend behorend bij de functie van teamleider uit het  vrijwilligersbeleid uit

• Begeleider clublocatie

      - is onderdeel van het team op de clublocatie

      - voert alle voorkomende werkzaamheden tijdens de cluburen op de clublocatie uit

      - voert voorbereidende werkzaamheden buiten de cluburen uit

      - draagt verantwoordelijkheid voor het eigen handelen en legt hierover desgewenst verantwoording af aan de teamleider

• Hulpbegeleider clublocatie

      - is onderdeel van het team op de clublocatie

      - voert alle voorkomende werkzaamheden tijdens de cluburen op de clublocatie uit

      - is vrijgesteld van voorbereidende werkzaamheden, tenzij in overleg met de teamleider anders is overeen gekomen

      - draagt geen verantwoordelijkheid

Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse wordt gevormd door de voorzitter, secretaris, penningmeester en de teamleiders van de clublocaties. Een aantal keer per clubjaar komt het bestuur bijeen voor een teamleiders vergadering. In deze vergadering wordt de voortgang van de Klimroos en Ridderclub besproken, evenals verbeterpunten, financiën en de planning van centrale activiteiten.

Zitting in het dagelijks bestuur

De Klimroos en Ridderclub Spijkenisse kent geen rooster van aftreden.

Een bestuurslid (voorzitter, secretaris, penningmeester) wordt gekozen door het op dat moment zittende bestuur. Dit kan een huidig bestuurslid zijn, maar ook iemand van buiten het bestuur.

Het einde van het dienstverband van een bestuurslid kan op 3 manieren tot stand komen:

1. de algemeen teamleider besluit zelf een eind te maken aan het dienstverband
2. door unanieme opzegging van het vertrouwen door de overige leden van het dan zittende bestuur. Het unanieme besluit van de overige leden van het dan zittende bestuur is bindend.
3. als de bestuurder in strijd handelt met de opgestelde vrijwilligersovereenkomst, ter beoordeling van de overige leden van het bestuur.

Het einde van het dienstverband van de teamleider clublocatie kan op 4 manieren tot stand komen:

1. de teamleider clublocatie besluit zelf een eind te maken aan het dienstverband.
2. door unanieme opzegging van het vertrouwen door de overige leden van het dan zittende bestuur. Het unanieme besluit van de overige leden van het dan zittende bestuur is bindend.
3. door opzegging van het vertrouwen door de begeleiders op de clublocatie waar de teamleider aan verbonden is. Het dienstverband wordt pas beëindigd als er na gesprek tussen het team clublocatie, teamleider clublocatie en algemeen teamleider geconcludeerd wordt dat verdere  samenwerking in de huidige vorm niet meer mogelijk is.
4. als de teamleider in strijd handelt met de opgestelde vrijwilligersovereenkomst, ter beoordeling van de overige leden van het bestuur.

Functieomschrijving vrijwilligerscoördinator

Verantwoordelijkheidsgebieden

1. Ontwikkelen van visie op vrijwilligerswerk en ontwikkelen van vrijwilligersbeleid.

2. Uitvoeren, evalueren en bijstellen vrijwilligersbeleid.

3. Ontwikkelen en bewaken taakafbakening tussen vrijwilligers.

4. Werven, selecteren en introduceren van vrijwilligers.

5. Afstemmen van wensen van vrijwilligers en belangen van de organisatie.

6. Het bijhouden van ontwikkelingen in vrijwilligerswerk en samenleving die van

belang zijn voor het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie en het vertalen ervan

naar veranderingen voor de eigen organisatie.

Taken per verantwoordelijkheidsgebied

1. Ontwikkelen van visie op vrijwilligerswerk en ontwikkelen van vrijwilligersbeleid

1.1.      Visie op vrijwilligerswerk in de organisatie ontwikkelen en vaststellen

            (bestaande visie inventariseren, gewenste visie formuleren, draagvlak

            verwerven, besluiten laten nemen).

1.2.      Vrijwilligersbeleid ontwikkelen (gewenst beleid ontwikkelen, draagvlak

            verwerven en vaststellen).

2. Uitvoeren, evalueren en bijstellen vrijwilligersbeleid

2.1.      Vrijwilligersbeleid uitvoeren.

2.2.      Het vrijwilligersbeleid en praktijk met elkaar vergelijken.

2.3.      Verschillen evalueren en omzetten in voorstellen tot bijstelling.

2.4.      Draagvlak verwerven voor voorstellen en besluiten nemen.

3. Ontwikkelen en bewaken taakafbakening tussen betaalde krachten en vrijwilligers

3.1.      Van de in het vrijwilligersbeleid vastgestelde taakafbakening nagaan of die in

            de praktijk gerealiseerd wordt.

3.2.      Kansen en bedreigingen voor de taken binnen het vrijwilligerswerk signaleren

            en uitwerken.

4. Werven, selecteren en introduceren van vrijwilligers

4.1.      Imago vrijwilligerswerk in eigen organisatie en extern onderzoeken en aan de

            hand van resultaten campagne opzetten.

4.2.      Wervingsplannen maken.

4.3.      Selecteren van vrijwilligers.

4.4.      Verzorgen van introductie van vrijwilligers.

5. Afstemmen van wensen van vrijwilligers en belangen van de organisatie

5.1.      Via het managen van motivatie op de hoogte blijven van motieven, wensen en

            behoeften van vrijwilligers en deze afstemmen op de behoeften van de

            organisatie.

5.2       Leidinggeven aan de vrijwilligers in de richting van de gewenste resultaten.

5.3.      Begeleiden van de vrijwilligers via persoonlijke contacten.

6. Het bijhouden van ontwikkelingen in vrijwilligerswerk en samenleving die van belang zijn

voor het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie en het vertalen ervan naar veranderingen

voor de eigen organisatie

6.1.      Via contacten, lidmaatschappen van relevante organisaties en literatuur op de

            hoogte zijn van ontwikkelingen die vrijwilligerswerk in het algemeen en dat van

            de eigen sector betreffen.

6.2.      Op de hoogte zijn van ontwikkelingen die de eigen sector en/of de eigen

            organisatie betreffen die van invloed kunnen zijn op het vrijwilligerswerk.

6.3.      Relevante ontwikkelingen vertalen naar ideeën en voorstellen die het

            vrijwilligerswerk verbeteren/beter doen passen in de toekomstige

            ontwikkelingen van de organisatie of de organisatie kunnen verbeteren.

5. Werving, Selectie en Introductie

In dit hoofdstuk komen werving, de algemene en specifieke selectie-eisen voor

vrijwilligers en de introductie van vrijwilligers binnen de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse aan bod.

Werving en selectie

Spontaan aanbod om vrijwilligerswerk te doen komt steeds minder voor. De bereidheid om actief te worden in het vrijwilligerswerk neemt weliswaar niet af maar organisaties moeten wél meer moeite doen om vrijwilligers aan te trekken. Bij werving is belangrijk geworden om het belang van de vrijwilliger als vertrekpunt te nemen en niet het werk en de organisatie. Om te kunnen beschikken over een omvangrijk vrijwilligersbestand is een wervingsbeleid voor de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse noodzakelijk. Kenmerken van een dergelijk beleid zijn:

• Bereidheid rekening te willen houden met wensen van vrijwilligers
• Centrale coördinatie en adequaat wervingsmateriaal
• Meer aandacht voor en profileren van de opbrengstkant voor vrijwilligers
• De motieven en behoeften van de vrijwilliger zijn meer het vertrekpunt
• Tijdige signalering van de behoefte aan nieuwe vrijwilligers
• De centrale coördinatie van het wervingsbeleid behoort tot de verantwoordelijkheid

            van de vrijwilligerscoördinator.

Het werven van vrijwilligers impliceert dat het Klimroos en Ridderclub Spijkenisse een ruil en overeenkomst wil aangaan met vrijwilligers en organisatorisch aan de volgende voorwaarden voldoet:

• De functies en taken die vrijwilligers verrichten zijn duidelijk omschreven.

• Het aanbod en de (arbeids)voorwaarden zijn vastgesteld.

• Imago en identiteit van Klimroos en Ridderclub Spijkenisse komen overeen
• De centrale coördinatie van het wervingsbeleid, bijhouden van functieomschrijvingen behoren tot de verantwoordelijkheid van de coördinator vrijwilligerswerk

Algemene selectiecriteria vrijwilliger

Iedere vrijwilliger die bij Klimroos en Ridderclub Spijkenisse actief wil worden dient aan de volgende algemene voorwaarden te voldoen. De functie specifieke eisen worden daarna

genoemd.

• Vrijwilligers dienen de doelstelling van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse te onderschrijven en voeren hun taak      uit binnen bestaand beleid.
• Vrijwilligers dienen leiding te accepteren mits deze op een correcte manier wordt gegeven.

• Vrijwilligers dienen bereid te zijn tot samenwerken en overleg.

• Vrijwilligers komen hun afspraken na.
• Vrijwilligers gaan akkoord met de rechten en plichten die gelden voor vrijwilligers binnen de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse.

• Vrijwilligers leggen , indien noodzakelijk geacht, verantwoording af over hun werk
• Vrijwilligers die te maken krijgen met privacygevoelige informatie dienen geheimhouding in acht te nemen.
• Vrijwilligers vragen via de organisatie een Verklaring omtrent gedrag aan. Zonder deze verklaring kan een vrijwilliger niet aan de slag.

 Specifieke functie-eisen

Binnen de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse vervullen vrijwilligers verschillende taken die zijn beschreven in functieprofielen. Aan hen worden de volgende eisen gesteld:

Introductie

Een goede introductie bevat de volgende elementen: kennismaking met de organisatie, het werk en de collegae. Het doel van de introductieperiode is dat de vrijwilliger ontdekt hoe hij het best tot zijn recht kan komen. Voor de organisatie is het belangrijk dat de vrijwilliger zo snel mogelijk op de overeengekomen taak inzetbaar is en optimaal kan functioneren.

Algemene introductie

Om het vrijwilligers aantrekkelijk te maken is het van belang om aandacht te besteden

aan het inwerken van vrijwilligers. Een zorgvuldige introductie en inwerkperiode en een

actieve en attente opstelling t.a.v. nieuwe vrijwilligers is uiterst belangrijk willen zij zich

snel thuis gaan voelen bij de klimroos en Ridderclub Spijkenisse. Zo kunnen zij daadwerkelijk een bijdrage leveren aan de doelstelling van de organisatie. De coördinator

vrijwilligerswerk is verantwoordelijk voor de algemene introductie.

Introductie op de werkplek

De teamleider is verantwoordelijk voor de introductie van de nieuwe vrijwilliger op de clublocatie. Hij of zij maakt de vrijwilliger wegwijs, geeft taakinhoudelijke begeleiding en fungeert als praatpaal. De begeleider stelt zich actief en belangstellend op.

Er is een proefperiode van een maand. De teamleider houdt de vinger aan de

pols. Aan het eind van de maand wordt de periode afgesloten met een evaluatiegesprek, waarin zowel wordt stilgestaan bij de ervaringen van de vrijwilliger als bij de waardering van de organisatie voor de inzet van de vrijwilliger. Dit gesprek wordt gevoerd met de teamleider clublocatie en de algemeen teamleider. Ter afsluiting van de proefperiode wordt de

vrijwilligersovereenkomst door vrijwilliger en organisatie (algemeen teamleider)  getekend.

Mocht de samenwerking niet naar tevredenheid verlopen en is na bijstelling van

afspraken het eind resultaat niet naar wens, dan wordt op correcte wijze afscheid van

elkaar genomen.

Starterspakket

Naast persoonlijke begeleiding is het van belang dat er voor ‘nieuwkomers’ een algemeen introductiepakket over de organisatie beschikbaar is met daarin de volgende punten:

• Een welkomstwoord;
• De missie van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse en de resultaten die zij nastreven;

• Historie en het organisatieplaatje: hoe is de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse ontstaan? Uit welke onderdelen bestaat Klimroos en Ridderclub?
• De brochure Vrijwilliger bij het Klimroos en Ridderclub Spijkenisse gebaseerd op het vrijwilligersbeleid;
• Indien gewenst, een digitale versie van het vrijwilligersbeleid.

6. Begeleiding en scholing vrijwilligers

Goede begeleiding van vrijwilligers is nodig om hen te stimuleren, te ondersteunen en

zo nodig aan te spreken op de taken die er gedaan worden. Ook biedt het de mogelijkheid om met de vrijwilliger te praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst.

Begeleiding

Werkoverleg clublocatie

De Klimroos en Ridderclub Spijkenisse biedt aan iedere vrijwilliger begeleiding bij de uitvoering van zijn/haar functie en/of werkzaamheden. De vorm, inhoud en frequentie van de

begeleiding wordt per clublocatie door de teamleider vastgesteld. Uitgangspunt is dat er met enige regelmaat werkoverleg plaatsvindt met vrijwilligers (individueel of groepsgewijs). Dit

werkoverleg wordt in principe begeleid door de teamleider clublocatie.

Evaluatiegesprekken

Eenmaal per jaar vinden er individuele evaluatiegesprekken plaats met alle vrijwilligers.

Deze evaluatiegesprekken zijn tweezijdig, d.w.z. dat zowel de vrijwilliger als de

(algemeen) teamleider een actieve inbreng hebben. Doelstelling van het gesprek is om

gezamenlijk vast te stellen welke punten in de uitvoering van de werkzaamheden en de

samenwerking naar tevredenheid gaan en waar verbeteringen mogelijk zijn. Het

plannen en voeren van de evaluatiegesprekken is de verantwoordelijkheid van de

teamleider clublocatie. Voor het evaluatiegesprek met de teamleider clublocatie ligt hiervoor de verantwoordelijkheid bij de algemeen teamleider.

Bij vertrek van een vrijwilliger houdt de vrijwilligerscoördinator exitgesprekken met

de betreffende vrijwilliger.

Scholing

De Klimroos en Ridderclub Spijkenisse biedt geen scholingsmogelijkheden aan individuele vrijwilligers. De organisatie beschikt hiervoor niet over de financiële benodigdheden. Incidenteel kan het zijn dat de organisatie een georganiseerde cursus of workshop aanbiedt aan de vrijwilligers binnen de organisatie. Deelname zal echter nooit verplicht worden.

7. Materiële voorzieningen en waarderingsbeleid

Onkostenvergoeding

De Klimroos en Ridderclub Spijkenisse biedt geen onkostenvergoeding aan de vrijwilligers. Dit betreft zowel reiskosten als materiële kosten.

Verzekeringen

De Klimroos en Ridderclub Spijkenisse kent een WA verzekering. De WA verzekering heeft betrekking op schade ten gevolge van verwijtbaar gedrag tijdens uitoefening van het vrijwilligerswerk en na (schriftelijk) aansprakelijk gesteld te zijn.

Waarderingsbeleid

Het waarderingsbeleid vormt een belangrijk onderdeel van het gehele vrijwilligersbeleid. Zaken als aandacht, feedback, het uitspreken van waardering, kunnen niet omgezet worden in procedures maar dienen deel uit te maken van het reguliere pakket van begeleiding van vrijwilligers.

Een aantal zaken kan echter wel vastgelegd worden. Vrijwilligers werkzaam binnen de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse:

- krijgen een kaartje of andere attentie bij verjaardag, geboorte, huwelijk, ziekte, jubilea en afscheid volgens de volgende tabel:

- worden elk jaar uitgenodigd voor een feestelijke (vrijwilligers)bijeenkomst (hetzij

centraal, hetzij decentraal)

- krijgen, indien gewenst, bij goed functioneren een getuigschrift.

8. Communicatie en inspraak

Communicatie

De communicatie tussen vereniging en vrijwilliger is geen één richtingsverkeer. Door open te staan voor de inbreng van de vrijwilliger krijgt de organisatie inzicht in de ontwikkelingen en kan zij beter inspelen op de behoeften van vrijwilligers.

Vrijwilligers kunnen pas goed functioneren in de vereniging als ze goed op de hoogte zijn van de gang van zaken. Vrijwilligers hebben daarom informatie nodig over de algemene gang van zaken en informatie die speciaal betrekking heeft op hun eigen taak binnen de organisatie.

De Klimroos en Ridderclub Spijkenisse kent daarvoor de volgende communicatiemiddelen:

- Vrijwilligersnieuwsbrief (eens per kwartaal, m.u.v. het derde kwartaal)

- Algemeen jaarverslag

Inspraak

Voor een goede inbedding in de organisatie vindt regelmatig overleg plaats tussen de vrijwilligers op de clublocatie. Tijdens dit overleg komt het volgende aan bod:

- uitwisseling van informatie tussen beroepskrachten en vrijwilligers.

- medezeggenschap over de organisatie en wijze van uitvoering van de vrijwilligerstaken.

- afstemming van de vrijwilligerstaken op de activiteiten van de clublocatie.

Vrijwilligers buiten het dagelijks bestuur van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse hebben geen inspraak op het algemene organisatiebeleid. De vrijwilliger heeft wel het recht ideeën en/of mogelijke verbeterpunten aan te reiken. Hiervoor wordt desgewenst een gesprek gepland met de algemeen teamleider.

9. Geschillen en klachten

Onenigheid en meningsverschillen komen in elke organisatie voor. Zij zorgen voor levendige discussies en brengen de organisatie verder. Verschillen kunnen echter ook escaleren. Het is daarom belangrijk om afspraken te maken over het behandelen van conflicten. Uiteraard in de hoop dat het nooit zover zal komen.

Geschillen

Het is eenieders verantwoordelijkheid om geschillen en conflicten zoveel mogelijk zelf op te lossen samen met diegenen die dat aangaat. De hieronder beschreven stappen zijn alleen bedoeld voor conflicten waar men als vrijwilliger zelf niet uitkomt.

Stappen voor het behandelen van interne geschillen tussen vrijwilligers:

1. Bij conflicten vraagt men in eerste instantie aan de teamleider clublocatie bemiddelen via een afzonderlijk en later een gezamenlijk gesprek

2. Mocht de teamleider clublocatie zelf betrokken zijn bij het conflict, dan wordt

de voorzitter van de organisatie gevraagd deze taak op zich te nemen. Mocht de voorzitter ook de betreffende teamleider clublocatie zijn, dan wordt een ander bestuurslid gevraagd deze taak op zich te nemen.

3.Kan het conflict intern niet worden opgelost, dan is beroep mogelijk op een geschillencommissie, bestaande uit drie personen. Beide partijen wijzen een eigen vertegenwoordiger aan voor de geschillencommissie. De twee aangewezen       vertegenwoordigers kiezen samen een derde, onafhankelijke persoon erbij (bij  voorkeur van buiten de organisatie), en vormen te samen een geschillencommissie.

  De geschillencommissie heeft de taak het conflict te begeleiden en tot een oplossing     te brengen. Het oordeel van de geschillencommissie is voor beide partijen bindend.

klachtenregeling

Op diverse afdelingen binnen de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse kunnen klachten over vrijwilligers en van vrijwilligers binnenkomen. Dat kunnen klachten zijn over het beleid van de

organisatie, over uitingen van de organisatie of over individuele medewerkers.

Klachtenbehandeling vormt een belangrijk aspect van servicegericht denken. Adequaat reageren is belangrijk om de relatie met publieksgroepen te behouden of te verstevigen. Een onjuiste of onvolledige afhandeling van een klacht kan het imago van de Klimroos en Ridderclub Spijkenisse schaden. Dat moet natuurlijk vermeden worden. Daarom is een standaardprocedure uitgewerkt voor de behandeling van klachten.

1. De aanspreekpersoon voor klachten van en over vrijwilligers is in eerste instantie de voorzitter. Alle klachten worden mondeling en/of schriftelijk bij deze ingediend.

2. De voorzitter is verantwoordelijk voor de registratie, behandeling en afhandeling van de klacht. Bij afwezigheid wegens vakantie, ziekte en dergelijke, wordt de teamleider clublocatie geacht als vervanger op te treden.

De klager moet binnen twee weken na ontvangst van de klacht schriftelijk antwoord krijgen. Als de klacht niet binnen de twee weken kan worden afgehandeld, krijgt de klager binnen een week een ontvangstbevestiging. In de ontvangstbevestiging wordt informatie verstrekt over de verdere procedure. De brief wordt ondertekend door de algemeen teamleider.

3. De voorzitter stelt een klachtencommissie samen bestaande uit de eigen persoon en 2 onafhankelijke bestuursleden.

4. De klacht wordt besproken in de klachtencommissie. Zij horen de betrokkenen indien dit nodig is. De commissie deelt aan de klager en betrokkenen mee wat de uitkomst is. Binnen een maand is de klacht afgehandeld.

5. Als de klacht niet opgelost kan worden door de klachtencommissie, dan wordt deze

voorgelegd aan de overige leden van het bestuur.

6. Personen en/of afdelingen waarover wordt geklaagd, hebben recht op inzage in alle gegevens die voor hen relevant zijn, voor zover deze geen schade toebrengen aan derden.

7. Als het van belang is dat een klacht en de afhandeling bekend zijn bij andere medewerkers, dan moeten die hiervan op de hoogte worden gebracht. In hoeverre dat nodig is, wordt bepaald door de voorzitter in overleg met de teamleider clublocatie.

8. Klachten over medewerkers moeten discreet worden behandeld. De commissie mag geen gegevens verstrekken aan personen die er niet bij betrokken zijn en er geen belang bij hebben op de hoogte gebracht te worden.

9. Als de klager niet tevreden is over de afhandeling en opnieuw een klacht indient, is

het bestuur verantwoordelijk voor de afhandeling. Bij de behandeling van deze klacht gelden dezelfde randvoorwaarden en procedures als bij de eerste keer.

10. Alle klachten en antwoorden worden geregistreerd op de daarvoor bestemde registratieformulieren en gearchiveerd door de coördinator vrijwilligersbeleid.

11. Regelmatig dient een evaluatie van de klachten plaats te vinden.

10. Evaluatie

De vrijwilligerscoördinator evalueert jaarlijks het vrijwilligersbeleid. Naar aanleiding daarvan kunnen verbeteringen in de uitvoering van het beleid dan wel bijstellingen in het beleid plaatsvinden.

De evaluatie omvat de volgende onderdelen:

- Inventarisatie van het bestaande vrijwilligerswerk (welke aantallen vrijwilligers, welke werkzaamheden op welke afdelingen enzovoort).

- meting van het effect van het vrijwilligerswerk.

- tevredenheidonderzoek onder de vrijwilligers d.m.v. terugkoppeling